Ayuda

Lo esencial para emitir tu primera constancia y resolver las dudas más comunes. Si no encuentras lo que buscas, escríbenos a hola@constancialista.com.

1. Primeros pasos

1. Crea tu cuenta y confirma tu correo. Al confirmarlo recibes 30 constancias de regalo.
2. Da de alta tu agente capacitador en «Agente y cursos»: nombre o razón social, número de registro ante la STPS (tiene la forma ABC-010203-XY1-0013), logo, color y un prefijo para tus folios (por ejemplo ABC, y tus folios serán ABC-000001, ABC-000002…). Con «Ver una constancia de muestra» revisas cómo queda antes de guardar.
3. Agrega a tus instructores y, si quieres, su firma digitalizada: una foto de la firma sobre papel blanco. El fondo se quita solo.
4. Captura tus cursos con el nombre exacto con que están registrados ante la STPS, sus horas y su área temática. Puedes pegar la lista completa desde Excel.

2. El Excel de participantes

Puedes usar nuestra plantilla o tu propio archivo. Lo único indispensable es una fila de encabezados con CURP y el nombre, ya sea en tres columnas (apellido paterno, apellido materno, nombre) o en una sola (nombre completo). La columna de puesto es opcional.

• Si el nombre viene completo en una columna, se separa en apellidos y nombre con ayuda de la CURP. Los que no se puedan confirmar se marcan para que los revises.
• Si arriba de la tabla vienen la razón social, el RFC, el curso, la fecha o la duración, también se leen.
• La CURP se revisa con su dígito verificador. Una CURP marcada «Revisar» casi siempre tiene un carácter mal escrito.

3. Emitir constancias

1. En «Emitir» elige una empresa guardada o captura una nueva. Indica la ocupación específica de los participantes según el Catálogo Nacional de Ocupaciones.
2. Elige el curso de tu catálogo y sus fechas. Si en la misma jornada diste varios cursos, agrégalos y marca quién tomó cada uno.
3. Sube el Excel, pega los nombres o captúralos a mano.
4. Revisa la lista de pendientes y la vista previa (no usa créditos).
5. Pulsa «Emitir constancias». Cada constancia recibe su folio y su código QR, y se descarga el PDF. La empresa y sus trabajadores quedan guardados para la próxima vez.

El representante de los trabajadores solo firma en empresas con más de 50 trabajadores; si no aplica, deja el campo vacío. La DC-3 debe entregarse dentro de los 20 días hábiles siguientes al término del curso.

4. Corregir o cancelar

En «Historial» abre la emisión. Con Corregir arreglas errores de captura en una constancia: conserva su folio y su QR, y no usa créditos; solo vuelve a descargar el PDF. Cada constancia admite hasta 5 correcciones y sigue siendo de la misma persona: para otro participante se emite una constancia nueva. Con Cancelar la anulas indicando el motivo: quien escanee su QR verá que fue cancelada. Cancelar no devuelve el crédito.

5. El enlace de tu cliente

Cada empresa puede tener un enlace privado. Con él, tu cliente descarga sus constancias (en PDF o ZIP) y la relación para SIRCE sin crear cuenta. Si lo permites, también captura o corrige a sus trabajadores antes del curso.

Lo activas en la emisión («Compartir con tu cliente») o en «Empresas». Si el enlace llegó a quien no debía, genera uno nuevo: el anterior deja de funcionar.

6. SIRCE

La lista de constancias en SIRCE la presenta la empresa, no el agente capacitador. Desde la emisión descargas la «Relación para SIRCE»: un Excel con los datos de cada trabajador y de su curso, en mayúsculas, sin los caracteres que SIRCE rechaza, con fechas DD/MM/AAAA y horas en número entero. Tu cliente copia esas columnas a la plantilla de carga masiva que descarga en SIRCE y completa los datos que solo la empresa conoce.

7. Créditos, pagos y facturas

• Un crédito es una constancia emitida. Los créditos no vencen.
• No usan créditos: la vista previa, la lista de asistencia, la relación para SIRCE, las correcciones y volver a descargar.
• Compras en «Créditos». Con tarjeta los créditos llegan al momento; por transferencia, en cuanto confirmamos tu comprobante. Los datos de tu tarjeta los captura y resguarda el procesador de pagos; la plataforma no los ve ni los guarda.
• Si necesitas factura, márcalo al comprar y captura tus datos fiscales tal como aparecen en tu Constancia de Situación Fiscal. Te la enviamos por correo (PDF y XML) y queda para descargar junto a tu pago, en «Créditos».
• Si no la pediste al comprar, usa «Pedir factura» junto al pago, dentro del mes en que pagaste. Mientras no se haya emitido, ahí mismo puedes corregir tus datos fiscales.

8. La verificación con QR

Cada constancia lleva un QR y un código de 12 caracteres. Quien lo escanea o lo escribe en la página de verificación ve si la constancia es válida o fue cancelada y sus datos principales, para compararlos con el documento impreso. Puedes agregar en tu perfil un enlace a tu constancia de registro como agente capacitador para que también se pueda consultar.